QUINTA-FEIRA, 19 DE NOVEMBRO DE 2015 - Horário 16:10
10 Maneiras de um Sistema de Help Desk ajudar você!
Tecnologia / Simplificando, um bom Help Desk possui formas de eliminar diversos processos manuais. Por exemplo, muitas pequenas e médias empresas exigem dos técnicos em TI que atendam as ligações e cadastrem cada atendimento e registro de forma manual, o que torna o processo extremamente trabalhoso, demorado e nada eficiente.
Um bom Help Desk trabalha com processos automáticos integrando suas contas de e-mail com um Sistema ou Software. Em vez de um usuário ter que parar o que está fazendo e ligar para o Help Desk, ele precisa somente enviar um e-mail descrevendo o problema. Na outra ponta, o atendente irá receber e registrar o chamado e tudo ficará guardado sendo muito mais conveniente para ambas as partes. Este não só agiliza a comunicação, mas também a mantém organizada, tudo fica rastreável e também podem ser definidas datas para resolução.
Existem diversos pontos onde um Sistema de Help Desk pode tornar mais fácil o trabalho e aumentar a produtividade. Mostramos aqui um 10 maneiras de um bom sistema de Help Desk ajudar você no seu trabalho.
TRABALHO COM MAIS EFICIÊNCIA
Os usuários ganham tempo e maximizam sua eficiência com a possibilidade de enviar seus problemas, e quaisquer atualizações, diretamente, por e-mail ou sistema, para o Help Desk, quando lhes for mais conveniente.
ATENDIMENTO MULTITAREFA
O técnicos de TI podem trabalhar em diversos casos ao mesmo tempo. Dentro de uma empresa, quando um serviço in-loco é necessário, os técnicos conseguem mapear e determinar quem precisa de ajuda em diferentes áreas e visitá-los todos em uma única viagem, fazendo melhor uso do seu tempo.
CONCENTRAÇÃO DE CHAMADOS
Alguns sistemas de Help Desk são emparelhados com um portal que concentra todos as entradas de chamados (e-mail, telefone, chat) em um único lugar para a criação e visualização de status dos tickets. O portal também pode ser usado para retransmitir notícias do sistema, tutoriais, fóruns e informações de rede importante para os seus usuários. O que pode reduzir o número de e-mails duplicados que você recebe.
RASTRAMENTO DO TEMPO DE TICKETS
Uma forma de um bom sistema de Help Desk ajudar você é informando o tempo gasto em um registro de problema. Os relatórios podem ser vistos para determinar quanto tempo os técnicos estão gastando em cada ticket. Com isso você conseguirá ver como cada técnico está para cada tarefa e poderá ajustar cada um dentro da equipe.
AGRUPAMENTO DE TICKETS
Um bom Help Desk consegue trabalhar com grandes contas como se fossem pequenas. Elas podem agrupar os tickets por área, tempo, assunto etc. ou trabalhar de forma separada para cada chamado. Isso torna o trabalho mais eficiente e organizado.
PRIORIZE TAREFAS
Diferentes problemas requerem diferentes prioridades. Quando os técnicos de help desk conseguem ver facilmente qual trabalho (ticket) é mais importante, eles priorizam suas atividades para entregar o que será mais valioso para a empresa.
NÃO 'REINVENTE A RODA'
Muitos problemas são recorrentes e podem ser rapidamente resolvidos com base no trabalho feito anteriormente. Sistemas de help desk permitem que os técnicos procurem chamados mais antigos para encontrar rapidamente soluções.
ESTABELEÇA DATAS DE VENCIMENTO
Um bom sistema de Help Desk nunca se atrasa com a entrega das soluções. Datas de vencimento pode ser automática ou manualmente atribuídos. Além disso os Tickets podem ser classificados com base nas datas que os projetos precisam ser concluídas.
TICKETS AUTOMÁTICOS
Alguns tickets podem ser atribuídos automaticamente. Por exemplo, o técnico A trabalha somente com problemas de hardware, enquanto o técnico B trabalha somente com os problemas de software. Um bom sistema de Help Desk verifica o chamado aberto e com base no conteúdo, automaticamente atribui cada técnico para uma tarefa dentro do ticket.
DADOS PERSONALIZADOS
Um bom sistema de help desk permite recolher qualquer informação que você ache necessária. Você pode personalizar diversos campos internos sobre a empresa e deixar tudo registrado. A sua empresa poderá usar estas informação para organizar melhor seu atendimento e transformá-lo em algo único para cada cliente. Isto dá ao Sistema de help desk uma enorme vantagem sobre os baseados em telefone.
Como esta lista ilustra, um bom sistema de help desk é projetado para tornar a vida dos profissionais de TI mais fácil. As interações são simplificadas, a informação é organizada e o processo é bem mais eficiente.
A maior barreira que algumas empresas dizem ter para não usar um sistema de help desk é o custo. Mas isso é coisa do passado. Existem diversos sistemas e software de Help Desk no mercado bem em conta com cada necessidade, basta procurar.
Se essa é a sua intenção, aproveite para a conhecer o Acelerato um Sistema de Help Desk onde você consegue gerenciar o atendimento ao seu cliente de forma rápida, simples e profissional e melhora os resultados da sua equipe para a realização de suas tarefas.
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Até a próxima!
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