As instituições de Terceiro Setor, caracterizadas por oferecerem serviços sem fins lucrativos, crescem cada vez mais no Brasil. Segundo o Instituto de Pesquisas Econômicas Aplicadas (IPEA), só em 2017 foram registradas mais de 800 mil ONGs junto ao Governo Federal, mas apenas algumas delas conseguem se inserir em processos automatizados.

Uma delas é a CineMaterna, a primeira associação sem fins lucrativos voltada para a ressocialização cultural de mães no puerpério. Mensalmente, o projeto realiza 112 sessões especiais de cinema para famílias com bebês de até 18 meses e, a fim de expandir para mais lugares do Brasil, digitalizaram 70% dos contratos com parceiros através da DocuSign, facilitando os processos burocráticos realizados à distância.

A iniciativa tomou forma em agosto de 2008, por meio de um grupo de mulheres que sentiam necessidade de, mesmo no pós-parto, frequentarem lugares com estrutura para os momentos de lazer. Pouco mais de 10 anos depois, uma equipe de oito pessoas continua o trabalho de procurar por franquias de cinema em todo o país e adaptar, pelo menos, uma sessão em horário reduzido para receber, com conforto, as mães e os bebês em salas de 52 cidades do país.

Segundo a fundadora da CineMaterna, Irene Nagashima, a associação trabalha com parceiros em todo o território nacional e a burocracia para fechar contratos torna o processo mais moroso, já que é necessário o preparo do documento, aprovação das cláusulas, reconhecimento de firma em cartório, envio por correio, recebimento do contrato assinado, digitalização e armazenamento dele para, assim, seguir com a parceria. “Nosso objetivo é alcançar mães e bebês no Brasil inteiro, mas quando o acordo é restrito a assinaturas em papel, algo que poderia demorar dias passa a durar meses. Em casos de extravio, todo esse processo, que já dura cerca de um mês, chega a atingir meses”, comenta.

Mesmo prestando serviços voluntários, as ONGs e Instituições do Terceiro Setor precisam contabilizar os serviços prestados, uma vez que, no Brasil, todas elas devem ter registro em cartório, um CNPJ e a inscrição estadual. Além disso, é necessária administração e organização de documentos, o que, sem DocuSign, demandaria um arquivo em espaço físico e prevenção de riscos de danos e perda do material.

“Nós optamos por contratar um serviço de assinatura eletrônica após diversos desgastes que o documento em papel nos causava: lentidão na assinatura, extravio de documentos, perda econômica e dedicação de tempo. Chegamos à DocuSign por acaso e, em pouco tempo, vimos sua eficiência e contratamos um plano completo, o que permitiu reduzir até 50% no tempo de fechamento dos nossos contratos”, comenta Irene.

No mercado desse 2003, a DocuSign é líder no segmento de assinaturas eletrônicas e auxilia mais de 450 mil empresas na realização da assinatura de documentos, na prevenção de imprevistos, economia de tempo e dinheiro, além de reduzir espaço físico de armazenamento de documentos.

Para Gustavo Brant, vice-presidente de vendas da DocuSign na América Latina, a assinatura eletrônica permite transformar processos lentos e manuais em soluções ágeis e com todo respaldo legal necessário, impactando diretamente nas operações de qualquer tipo de empresa. “No caso das instituições de terceiro setor, possuir uma plataforma que permite criar documentos, gerenciar fluxos de assinatura e organizar materiais antigos sem dificuldades e na nuvem é essencial para a sustentação de projetos na era digital. Os resultados podem ser vistos de várias maneiras, como na redução de custos, espaço físico para armazenamento de documentos em papel e possíveis imprevistos, como extravios, danificações ou perda”, explica.

Com processos de contratação 100% digital, a CineMaterna sentiu uma grande diferença após a implantação da assinatura eletrônica, principalmente na renovação anual de seus contratos. “Quando ambas as partes assinam eletronicamente, levamos cerca de uma hora para estabelecer a parceria, o que resulta não apenas na rotina corporativa, mas principalmente na qualidade de vida das mães e bebês impactados pelos nossos serviços”, finaliza Irene.