O Sistema Público de Escrituração Digital, o SPED, é um avanço na informatização da relação entre o fisco e os contribuintes motivando, também, mais transparência das informações. É uma ferramenta que unifica a entrega, a validação e o armazenamento dos documentos contábeis de pessoas jurídicas. É composto por vários módulos com particularidades e prazos distintos.

O objetivo é racionalizar e uniformizar as obrigações acessórias, promovendo a integração entre diferentes órgãos fiscalizadores e a identificação de erros ou ilícitos tributários de forma mais célere. Com isso, o volume de documentos físicos diminuiu, em contraponto, as informações estão mais detalhadas e acessíveis para órgãos fiscalizadores e reguladores, principalmente a Receita Federal do Brasil e as Secretarias de Fazenda.

“Desta forma, as empresas precisam ter atenção com os dados, prazos de entrega, entre outros pontos que serão esclarecidos a seguir, para evitar possíveis multas ou penalidades”, esclarece Adriana Costa, especialista e diretora da Domingues e Pinho Contadores.

Conhecer o sistema e a legislação

Primeiramente, deve-se entender que o SPED é um projeto em andamento com diversos módulos e fases e, devido à sua alta complexidade, requer um acompanhamento constante e assessoria especializada. Além disso, é importante conhecer a fundo o funcionamento da legislação, do sistema, forma de uso e prazos a fim de minimizar erros e mitigar riscos e penalidades.

O SPED trouxe algumas mudanças na periodicidade para envio das informações. Dados que antes eram informados anualmente passaram a ser exigidos mensalmente ou pontualmente, imediatamente após o fato gerador. Deixar para a última hora o envio das informações pode gerar conflito, além do risco de informar dados incorretos. Por isso, antecipe-se sempre que possível.

Mudança de cultura

Essa nova forma de comunicação com fisco em que as informações são cruzadas com mais agilidade e eficiência, insere as empresas em um novo momento no qual rotinas administrativas e a cultura empresarial precisam ser repensadas.

O ideal é que a empresa mapeie e acompanhe constantemente os processos, realizando os ajustes necessários para estar atualizada e em conformidade com a legislação. No processo de mapeamento são identificadas as áreas impactadas pelo SPED e o papel de cada membro na equipe. Todos os setores, desde compras, passando pelo departamento pessoal, vendas, faturamento, com apoio da alta administração, precisam estar alinhadas para entrega dos dados corretos e dentro do prazo. Por isso, é preciso mapear processos e criar uma rotina em conjunto, que otimize esforços, minimizando erros que podem passar despercebidos.

Outro ponto que a especialista pede atenção é sobre o treinamento das equipes envolvidas. Um formulário preenchido de maneira incorreta pode comprometer a qualidade fiscal. Sendo assim, organizar os processos internos e ter equipes treinadas e atualizadas é um passo importante, pois todos os envolvidos devem entender o novo cenário fiscal para que trabalhem com cuidado, observando a legislação pertinente.

“Com o volume crescente de dados, é importante que a apuração seja realizada com antecedência. Cada módulo do SPED tem obrigatoriedades com prazos específicos e a empresa deve estar atenta ao calendário”, alerta a diretora da DPC.

Outra necessidade, segundo Adriana Costa, é certificar-se de que o sistema adotado atende as exigências de cada módulo do SPED, com alíquotas parametrizadas e sempre atualizadas. As possíveis adequações e atualizações podem ser feitas por uma consultoria, por exemplo, a fim de ajustar conforme a necessidade da empresa ou de acordo com as mudanças na legislação tributária, pois, independentemente do ERP usado, a empresa conseguirá operar em compliance com as normas legais. Além disso, a realização de mapeamento tributário, testes e validações do cenário são ações que garantem ainda mais segurança e tranquilidade para qualquer empresa.

Informações precisas e confiáveis para evitar multas

Quando não há planejamento e organização, aumenta o risco de enviar informações incoerentes com erros entre base de cálculo, alíquota e impostos aumenta. E isso pode ser interpretado pelo fisco como má conduta fiscal, o que está passível de aplicação de multa e outras penalidades. Para evitar esses contratempos, o mais indicado é que seja feita uma auditoria antes do envio dos documentos.

Uma revisão detalhada verifica se os registros contábeis e fiscais estão adequados para serem enviados, validando os dados por meio do cruzamento de registros e outras metodologias. Testar em ambiente similar diminui a chance de erros no ambiente oficial e ferramentas de auditoria ajudam nesse momento a apontar falhas e inconsistências de dados. Além disso, traz economia de recursos e de tempo da equipe, possibilitando correções e melhorias prévias, bem como a contribuição para que esse processo alcance o aperfeiçoamento contínuo. A finalidade de uma auditoria, entretanto, não é apenas revisar registros, mas, que seja possível gerar material que contribua para uma análise crítica daquilo que precisa ser feito.

“A ideia é que o processo de auditoria seja proveitoso também para que a empresa possa futuramente tomar decisões mais acertadas e estratégicas, verificando não só os dados, mas também identificando processos que possam ser aperfeiçoados”, finaliza Adriana Costa.